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KI im Unternehmen einführen: der Fahrplan für den Mittelstand
KI im Unternehmen einzuführen heißt, einen einzelnen Prozess auszuwählen, ihn messbar zu machen und die KI dort einzusetzen, wo sie Deinem Team Arbeit abnimmt. APPIQ Solutions startet dafür mit einer Risikoanalyse, baut danach einen Prototyp mit Abbruchrecht und skaliert erst, wenn der Prototyp im Alltag trägt. Ein Mensch entscheidet an jeder Stelle, was produktiv geht.
Was heißt KI-Einführung konkret?
KI-Einführung heißt: Du nimmst einen Prozess, den Dein Team heute von Hand macht, und lässt eine Software Teile davon übernehmen. Die Software liest, sortiert, schreibt Entwürfe oder holt Informationen zusammen. Dein Team prüft und gibt frei.
Der Zuschnitt entscheidet. Nimm einen Prozess, der oft läuft, klar beschrieben ist und dessen Ergebnis Du beurteilen kannst. Fehlt dieser Zuschnitt, bleibt das Projekt eine Demo im Besprechungsraum.
Welche drei Stufen durchläuft eine KI-Einführung?
Wir arbeiten in drei Stufen. Jede Stufe hat ein Ergebnis, das Du selbst beurteilen kannst, bevor die nächste beginnt.
- Verstehen: Wir sehen uns Deine Abläufe an und benennen die Stellen, an denen Zeit verloren geht. Ergebnis ist eine Liste mit Kandidaten und den Risiken je Kandidat.
- Automatisieren: Ein Prozess wird gebaut, angeschlossen und im Alltag getestet. Ergebnis ist ein laufender Prototyp, den Dein Team benutzt.
- Skalieren: Erst wenn Stufe zwei trägt, kommen weitere Prozesse dazu und teilen sich Daten, Freigaben und Protokolle.
Welche Prozesse eignen sich für den Anfang?
Fang bei den Abläufen an, die jede Woche gleich laufen und deren Ergebnis jemand ohnehin gegenliest. Dort ist der Nutzen früh sichtbar und der Schaden bei einem Fehler klein.
- Posteingang und Anfragen: eingehende Mails lesen, einordnen, an die richtige Person leiten, Antwortentwurf vorbereiten.
- Angebote: Vorlage füllen, Positionen aus Vorgesprächen übernehmen, Abweichungen markieren.
- Terminbuchung: Verfügbarkeit prüfen, Termin vorschlagen, bestätigen, Erinnerung schicken.
- Berichte: Zahlen aus mehreren Systemen zusammenziehen und als Entwurf aufbereiten.
- Wissenssuche: Fragen von Mitarbeitenden aus Euren eigenen Dokumenten beantworten, mit Quellenangabe.
Welche Risiken gibt es und wie behältst Du die Kontrolle?
Drei Risiken tauchen in fast jedem Projekt auf: Deine Daten landen an der falschen Stelle, Du bindest Dich an einen Anbieter, oder das Modell erfindet eine Antwort. Alle drei lassen sich einhegen, wenn Du sie vor dem Bau benennst.
Gegen Datenabfluss hilft, wo die Daten liegen und wer sie sieht: Hosting in der EU, getrennte Zugriffsrechte, keine Übergabe von Kundendaten an Trainingsläufe. Gegen Abhängigkeit hilft ein Aufbau, bei dem das Sprachmodell austauschbar bleibt und Dein Prozesswissen bei Dir liegt.
Gegen erfundene Antworten, im Fachjargon Halluzinationen, hilft zweierlei: Die KI antwortet nur aus Euren eigenen Dokumenten und nennt die Quelle, und ein Mensch gibt frei, bevor etwas nach außen geht. Wir nennen das Gated Autonomy, also abgestufte Selbstständigkeit mit menschlicher Freigabe an den Stellen, die weh tun.
Was kostet die Einführung von KI?
Der Preis hängt an vier Dingen: wie viele Systeme angeschlossen werden, wie sauber Deine Daten vorliegen, wie viel Freigabe-Logik der Prozess braucht und ob wir bestehende Software erweitern oder neu bauen.
Das Erstgespräch kostet nichts. Die Risikoanalyse liefert Dir eine belastbare Einschätzung, bevor Du Dich festlegst. Den Prototyp vereinbaren wir zum Festpreis, mit Abbruchrecht, falls das Ergebnis Dich nicht überzeugt.
Wie startest Du ohne großes Budget?
Wähle einen Prozess, nicht fünf. Setze eine Zahl davor, die Du heute schon kennst: Bearbeitungszeit pro Vorgang, Anzahl Vorgänge pro Woche, Fehlerquote. Danach kannst Du beurteilen, ob sich der nächste Schritt lohnt.
Ein Erstgespräch von dreißig Minuten reicht meistens, um zu klären, ob Dein Fall trägt. Viktor Hermann arbeitet seit über 8 Jahren als Solution Architect und sagt Dir auch, wenn KI hier die falsche Antwort ist.
Häufige Fragen
Brauche ich eigene Daten, damit KI in meinem Betrieb funktioniert?
Für Standardaufgaben wie Textentwürfe reicht ein allgemeines Sprachmodell. Sobald es um Deine Produkte, Preise oder Verträge geht, braucht die KI Zugriff auf Eure Dokumente. Die bleiben in Eurem System, das Modell liest sie zur Laufzeit.
Müssen meine Daten in die USA?
Nein. Wir bauen die Lösung so, dass Verarbeitung und Speicherung in der EU stattfinden können. Welche Modelle dafür in Frage kommen, klären wir in der Risikoanalyse, weil das Deine Auswahl einschränkt.
Wie lange dauert ein Pilotprojekt?
Ein Pilot mit einem Prozess ist üblicherweise eine Sache von Wochen, nicht von Quartalen. In einem belegten Fall sind vier Apps in 90 Tagen entstanden. Den konkreten Rahmen legen wir vor dem Start fest.
Was passiert, wenn die KI etwas Falsches ausgibt?
Bei jedem Schritt mit Außenwirkung sitzt ein Mensch dazwischen. Die KI liefert einen Entwurf, Dein Team gibt frei. Jeder Lauf wird protokolliert, damit Du nachvollziehen kannst, woher eine Antwort kam.
Braucht mein Team KI-Kenntnisse?
Nein. Dein Team arbeitet weiter in den Werkzeugen, die es kennt. Die KI hängt hinter dem Prozess, nicht davor. Eine Einweisung von ein bis zwei Stunden reicht in der Regel.
Was ist die APPIQ Cognitive Engine?
ACE ist unsere eigene Plattform. Sie steuert spezialisierte KI-Agenten über den Software-Lebenszyklus, merkt sich Projektwissen in einem Knowledge Graph und prüft Ergebnisse gegen technische Altlasten. Du entscheidest, was übernommen wird.